Auch Arbeitgeber haben Pflichten gegenüber Bewerbern!
In der täglichen Praxis klagen Bewerber häufig darüber, dass sie von Unternehmen, die eine für sie interessante Position anbieten, schlecht behandelt oder gar förmlich ignoriert werden.
Wir möchten daher einige grundsätzliche Themen ansprechen, die heute im normalen Bewerbungsgeschehen zu beachten sind.
Zunächst einiges zu Bewerbungen auf konkrete Stellenangebote: Jede Zuschrift muss bestätigt werden! Der Bewerber erwartet zu Recht, dass man ihm mitteilt, dass die Unterlagen eingegangen sind. In einem guten Bestätigungsschreiben wird eine Angabe darüber gemacht, wie lange das Auswahlverfahren etwa dauern wird. Dass dieses Feedback zeitnah zum Eingang erfolgen sollte, versteht sich von selbst.
Nach etwa drei bis vier Wochen sollte der Vorauswahlprozess abgeschlossen sein, der Bewerber erhält dann eine Einladung zum Vorstellungsgespräch oder aber eine Absage. Ist dies aus internen Gründen nicht möglich (Abwesenheit des oder der Entscheidungsträger o.ä.), ist es sinnvoll, einen Zwischenbescheid zu geben und die Verzögerung kurz zu begründen.
Spätestens wenn die Entscheidung für einen Kandidaten gefallen ist, erhalten alle anderen eine Absage – unabhängig davon, ob sie zum Gespräch eingeladen waren oder nicht. Fairerweise sollte ein Grund für die Absage genannt werden, der einfache Hinweis „wir haben uns für einen anderen Bewerber entschieden“ hinterlässt beim Betroffenen ein ungutes Gefühl, zumindest die Frage, an was es wohl gelegen haben könnte. Wir erhalten immer wieder Anrufe von abgesagten Bewerbern, die sich dafür bedanken, dass wir offen und ehrlich mit ihnen umgegangen sind. Mit der Absage wird die Bewerbungsmappe (die tunlichst so ordentlich aussehen sollte, wie sie eingegangen ist und keine „vergessenen“ Notizen über die Einschätzung des Bewerbers enthält) zurückgeschickt. Oder die Absage enthält den Hinweis, dass man die Mappe behalten möchte, weil vielleicht in Zukunft Vakanzen entstehen, für die der Betroffene interessant sein könnte. Bei elektronischen Bewerbungen erübrigt sich die Rückgabe von Unterlagen, eine Absage muss trotzdem erfolgen, Lebenslauf und Zeugnisse werden vernichtet.
Ist im Stellenangebot ein Mitarbeiter genannt, der kontaktiert werden kann, muss dieser auch erreichbar sein. Gute Bewerber sind keine Störenfriede, sie haben vielleicht wichtige Fragen und entscheiden erst nach deren Beantwortung, ob sie sich bewerben möchten. Klare telefonische Auskünfte vermeiden im Zweifel Arbeits- und Zeitaufwand für beide Seiten.
Auch wenn Sie keine konkrete Stelle ausgeschrieben haben, erhalten Sie gelegentlich sogenannte Blind- oder Spontanbewerbungen. Betrachten Sie dies nicht als Belästigung, seien Sie vielmehr stolz, dass Leute bei Ihnen arbeiten wollen. Hier sollte ebenfalls zeitnah eine Eingangsbestätigung erfolgen mit dem Hinweis, dass man die Unterlagen behält. Sollte der Kandidat jedoch auch für zukünftig freiwerdende Stellen nicht in Frage kommen, empfiehlt es sich, die Mappe gleich zurück zu geben. Unsere eigene Erfahrung: Kandidaten sind praktisch immer positiv überrascht, wenn man sie auf Grund von Spontanbewerbungen später kontaktiert (hebt schließlich das Selbstwertgefühl).
Firmen mit eigener Homepage veröffentlichen dort verstärkt offene Stellen. Die Behandlung von eingehenden Bewerbungen erfolgt analog zum oben gesagten. Das Unternehmen sollte allerdings peinlich darauf achten, dass wirklich nur aktuelle Angebote sichtbar sind. Hier lässt die Dateipflege häufig zu wünschen übrig. Es ist frustrierend für einen Bewerber, wenn er die Antwort erhält, dass die Stelle längst besetzt ist. Ähnliches gilt übrigens auch für Bewerber, die sich in Job-Börsen eintragen. Sie sollten alle Bewerbungen löschen, wenn sie einen neuen Arbeitgeber gefunden haben.
Fazit: Gute Kandidaten wissen um ihren Wert. Und Sie stehen als Arbeitgeber im Wettbewerb mit anderen Stellenanbietern. Behandeln Sie Bewerber professionell, geben Sie ihm das Gefühl, dass Sie ihn wertschätzen. Nur dann wird er letztendlich zu Ihnen kommen wollen. Die nachlässige Bearbeitung von Bewerbungen spricht sich herum und schadet Ihrem Ruf als gutem und seriösem Arbeitgeber.
Alfred Speth
Geschäftsführender Gesellschafter
